Former
Det finns olika sätt att skriva protokoll:

• Beslutsprotokollet är ett protokoll där man koncentrerar sig på att skriva vad man beslutat på mötet.
• I ett Diskussionsprotokoll går man in lite djupare och noterar också vem som sagt vad under mötet.

I en mindre förening är det mest praktiskt att skriva Beslutsprotokoll då det i ett sådant är lättare att hitta vad man tagit för beslut.

Upplägg
Protokollet ska följa den föredragningslista som man tagit beslut om på mötet. Föredragningslistan och eventuella andra dokument som diskuterats på mötet ska följa med protokollet i form av bilagor. Numrera bilagorna och hänvisa till dessa i protokollet enligt följande exempel:

§2 Föredragningslista Ordförande Bengt Eriksson föredrog förslaget till föredragningslista (bil 1). Beslutades att godkänna förslaget till föredragningslista.

Justering
När protokollet är färdigskrivet ska det justeras, det vill säga kontrolleras av justeringsmännen som valts på mötet och ordförande. Om alla är överens kan de skriva under protokollet. Namnet på sekreteraren för mötet bör också synas. Protokollet kan därefter presenteras för styrelseledamöterna som beslutar om att lägga protokollet till handlingarna. Att lägga ett dokument till handlingarna innebär att man arkiverar (sparar) orginalet tillsammans med de bilagor som protokollet hänvisar till.

Revision
Även de protokoll som upprättats under ett verksamhetsår ska vara med i en revision inför årsmötet. Revisorerna ska alltså gå igenom protokollen tillsammans med den ekonomiska redovisningen.