Dokumentarbetsytor är webbplatser som kretsar kring ett eller flera dokument. Du kan lätt samarbeta med dina kolleger om ett dokument, antingen genom att arbeta direkt med kopian på dokumentarbetsytan eller genom att arbeta med din egen kopia, som du kan uppdatera regelbundet med ändringar som har sparats i kopian på dokumentarbetsytan.
OBS
Eftersom du arbetar i en webbmiljö ska du använda
internationella tecken i filnamn, annars kan du få problem. Om du skapar
t ex ett pdf dokument som innehåller å, ä eller ö i filnamnet krånglar
det tyvärr.
När man arbetar med dokument som delas av flera har man två olika stöd för att underlätta samarbetet. Man har dels versionshantering och dels in- och utcheckning av dokument.
- Versionshantering innebär att det i dokumentet även finns sparat de tidigare versionerna av dokumentet. Detta för att man ska kunna återställa ett dokument till en tidigare version eller om man vill kunna se hur ett dokument utvecklats över tiden i de olika versionerna.
- In- och utcheckning innebär att man låser ett delat dokument för att endast en person ska kunna ändra i det åt gången. När en person checkar ut dokumentet låses dokumentet för andra. När redigeringen är klar checkar man in dokumentet igen och på så vis är det åter öppet för andra att redigera i. Detta är ett sätt att hantera problem med dubbelredigering.
Versionshantering
Med dokumentversioner kan du arbeta med flera versioner av ett dokument. Om en ändring behöver återställas går du tillbaka till den tidigare versionen och fortsätter att arbeta. När versionshantering är aktiverat läggs kommandot, Tidigare versioner, till i den nedrullningsbara listrutan för det aktuella dokumentet.
När en användare klickar på, Tidigare versioner, visas en lista över de tidigare versionerna av dokumentet. Användaren kan öppna en äldre version, återställa en version (ersätta den aktuella versionen) eller ta bort en äldre version.
Viktigt!
- När en fil tas bort från ett dokumentbibliotek tas även alla äldre versioner av filen bort.
- Det går att skapa versioner för alla filtyper utom HTML-filer som innehåller bilder eller inbäddade objekt. Om du vill skapa versioner som HTML måste du använda formatet MHTML (sparas ofta som .mht) när du sparar på webbplatsen. Det här gäller även filer på webbplatsen som du checkar ut och ändrar.
När versionshantering är aktiverat skapas versioner automatiskt när en användare uppdaterar dokumentet i ett dokumentbibliotek. Versioner skapas i följande situationer:
- När en användare checkar ut en fil, ändrar den och sedan checkar in den igen.
- När en användare öppnar en fil, ändrar och sedan sparar filen första gången.
- När en användare återställer en tidigare version av en fil (utan att checka ut den).
- När en användare överför en fil som redan finns vilket gör den aktuella filen till en tidigare version.
Endast den som har behörigheterna Administratör eller Webbdesigner för en webbplats kan bestämma om dokumentversioner ska aktiveras för ett visst dokumentbibliotek. Du aktiverar dokumentversioner från inställningssidan för det aktuella dokumentbiblioteket.
Aktivera versionshantering av dokument i ett bibliotek
- Gå till den aktuella listan/biblioteket och klicka på Ändra inställningar och kolumner i det vänstra länkfältet.
- Klicka på Ändra allmänna inställningar på sidan Anpassa ”dokumentbibliotek”.
- Klicka på Ja i avsnittet Dokumentversioner under Vill du skapa en version varje gång du redigerar en fil i det här dokumentbiblioteket? på sidan Inställningar för dokumentbibliotek.
- Klicka på OK.
In- och utcheckning av dokument och filer
När man arbetar med dokument eller filer som delas av flera måste man checka ut dokumentet/filen för att redigera det. Ett dokument/fil som är utcheckat kan bara redigeras av den personen som checkat ut det. Anledningen till detta är att det bara kan vara en person som arbetar med dokumentet/filen, för alla andra användare är dokumentet/filen låst för redigering. När dokumentet/filen är färdigredigerat checkar användaren in det igen. Om man glömmer att checka in ett dokument/fil är det låst för redigering för alla andra användare. Var därför noga med att alltid checka in dokument/filer när du är klar.
Utcheckning av dokument
När du checkar ut ett dokument kan inga andra användare redigera dokumentet eller se dina ändringar av dokumentet. Om du senare bestämmer dig för att checka in dokumentet utan att spara ändringarna kan du använda alternativet Ångra ändringar och utcheckning på sidan Checka in. Ändringar som du gjorde när dokumentet var utcheckat går förlorade. Dokumentet återställs till den senaste incheckade versionen, och ingen versionshistorik sparas för de osparade ändringarna.
Checka ut ett dokument
I ett dokumentbibliotek:
- Leta upp dokumentet som du vill checka ut.
- Peka på dokumentet, klicka på pilen och klicka på Checka ut.
I ett Office-program, till exempel Word eller Excel:
- Klicka på Öppna på Arkiv-menyn.
- Markera Webbmappar i listan Leta i i dialogrutan Öppna, leta upp dokumentet som du vill checka ut och klicka på Öppna.
- Klicka på Checka ut på Arkiv-menyn.
Incheckning av dokument
När du checkar in ett dokument kan andra användare med tillgång till dokumentbiblioteket se och redigera dokumentet. Dessutom blir dina ändringar av dokumentet synliga för dessa användare. Du kan välja mellan följande alternativ när du checkar in ett dokument:
- Checka in dokument
- Checka in ändringar som har sparats i det här dokumentet men låt dokumentet vara utcheckat
- Ångra ändringar och utcheckning
Checka in ett dokument
I ett dokumentbibliotek:
- Leta upp dokumentet som du vill checka in.
- Peka på dokumentet, klicka på pilen och klicka på Checka in.
- Gör något av följande på sidan Checka
in:
- Markera Checka in dokument.
- Markera Checka in ändringar som har sparats i det här dokumentet men låt dokumentet vara utcheckat.
- Markera Ångra ändringar och utcheckning.
- Ange eventuella kommentarer i textrutan under Incheckningskommentar, och klicka sedan på OK.
I ett Office-program, till exempel Word eller Excel:
- Klicka på Checka in på Arkiv-menyn.
- Ange eventuella kommentarer i textrutan i dialogrutan Incheckningskommentar, och klicka på OK.