När man bokar ett möte med flera personer i Outlook behöver ofta dokument bifogas inför mötet. Med en mötesarbetsyta i SharePoint kan man samla alla dokument där istället. Alla får då tillgång till alla aktuella dokument på ett enkelt sätt i det inbokade mötet i Outlook. I arbetsytan finns det dessutom mer funktionalitet än i dokumentbiblioteket t ex särskilda ytor för dagordning, mål, beslut mm.

Mötesarbetsytor

Skapa mötesförfrågan med mötesarbetsyta i Outlook

1. I Outlook, öppna eller skapa en mötesförfrågan som du bjudit in deltagare till och klicka på Arbetsyta för möte... (under kryssrutan Påminnelse).
2. Lägg till följande information om det behövs:
   • Lägg till namnen på de personer som ska bjudas in till mötet i rutan Till, eller lägg till namnet på en distributionslista. Namnen på de inbjudna personerna visas automatiskt i listan Deltagare i mötesarbetsytan när du skickar din förfrågan.
   • Ange mötets rubrik i rutan Ämne. Rubriken visas automatiskt överst i mötesarbetsytan och används som platsnamnet i arbetsytans adress.
   • Ange mötets tid, datum och plats. Informationen kommer att visas under rubriken i mötesarbetsytan.
     Obs!
     Om mötet ska hållas upprepade gånger klickar du på Återkommande på Åtgärder-menyn och fyller i informationen om när mötet ska återkomma.
     
3. Gör därefter något av följande, se nedan:
   Skapa en mötesarbetsyta för första gången
   Länka till en befintlig mötesarbetsyta
   
4. Om du vill gå till mötesarbetsytan för att granska den klickar du på Gå till arbetsytan för mötet i åtgärdsfönstret. Du kan också klicka på länken som finns i brödtexten i den förfrågan som gäller mötet. Du kan lägga till information eller anpassa arbetsytan nu eller vid en senare tidpunkt.
5. Tryck på ALT+TAB för att gå tillbaka till Outlook och slutföra mötesförfrågan.
6. Gör något av följande:
7. Om du vill skicka din mötesförfrågan och bjuda in deltagarna till mötesarbetsytan klickar du på Skicka. Om mötesförfrågan har skickats en gång tidigare klickar du på Skicka uppdatering.
8. Om du vill spara mötesförfrågan utan att skicka den klickar du på Spara på Arkiv-menyn. Information om deltagare kommer inte att skickas till servern, men andra detaljer (ämne, rubrik, datum, tid och plats) kommer att skickas.

Obs!
Mer information om att skapa eller länka till en mötesarbetsyta från en SharePoint plats finns i hjälpen i arbetsytan.

Skapa en mötesarbetsyta för första gången

Om du inte tidigare har länkat till eller skapat en mötesarbetsyta måste du ange på vilken plats (server) som arbetsytan ska lagras, och sedan ange språk och en mall för arbetsytan.

1. Klicka på knappen Arbetsyta för möte... i Outlook (under kryssrutan Påminnelse)
2. I åtgärdsfönstret Mötesarbetsyta klickar du på Ändra inställningar. I åtgärdsfönstret väljer du en plats (server) för mötesarbetsytan. På CFL heter SharePointservern http://sp. (Om man måste nå SharePoint servern utifrån är adressen istället http://sp.cfl.se)
   Obs!  Om du vill ha mer information om varje inställning klickar du på Mer information längst ned i åtgärdsfönstret.
3. Välj Skapa en ny arbetsyta i åtgärdsfönstret, välj därefter "Svenska" som mallspråk och en malltyp, till exempel "Grundläggande mötesarbetsyta", för mötesarbetsytan. Dessa inställningar blir standardinställningar för alla arbetsytor du skapar framöver.
4. När du har gjort inställningarna klickar du på OK för att gå tillbaka till det första åtgärdsfönstret.
5. Klicka på Skapa.
   Obs!
   När du har klickat på Skapa sparas arbetsytan på den plats du angett. Om du vill använda en annan plats eller en annan mall för den här arbetsytan måste du skapa en ny arbetsyta och ändra inställningarna. Du bör ta bort den gamla arbetsytan om du inte ska använda den.

Skapa fler arbetsytor:
Om du tidigare har skapat eller länkat till en mötesarbetsyta är platsen och inställningarna för den arbetsytan standardinställningar som visas i åtgärdsfönstret. Gör något av följande:

• Om du vill använda standardinställningarna för den nya arbetsytan klickar du på Skapa i åtgärdsfönstret.
• Om du vill ändra standardinställningarna klickar du på Ändra inställningar i åtgärdsfönstret och gör de nya inställningarna. När du är klar med ändringarna klickar du på OK för att gå tillbaka till det första åtgärdsfönstret. Klicka sedan på Skapa.

Länka till en befintlig mötesarbetsyta

När man har flera möten som avhandlar samma sak eller återkommande projektmöten är det lämpligt att använda samma mötesarbetsyta varje gång. Man har då tillgång till alla tidigare dokument, agendor, protokoll mm som man tidigare avhandlat.

1. Klicka på texten i Tips längst ned i åtgärdsfönstret.
2. I steg 1 i åtgärdsfönstret väljer du den plats där mötesarbetsytan som du ska länka till finns.
3. I steg 2 i åtgärdsfönstret klickar du på Länka till en befintlig arbetsyta och väljer den arbetsyta som du ska använda. Om du är osäker på om du har valt rätt arbetsyta kan du klicka på Visa arbetsyta för att kontrollera den.
4. När du har gjort inställningarna klickar du på OK för att gå tillbaka till det första åtgärdsfönstret.
5. Klicka på Länka.