SharePoint är en webbplats där personer och grupper kan kommunicera, dela dokument och arbeta tillsammans. Du kan t ex skapa en separat webbplats för varje projekt. Dessa webbplatser kallas för underwebbplatser och en underwebbplats kan också ha en underwebbplats. Det här gör att man enkelt kan skapa strukturer som underlättar arbetet.

En SharePoint-webbplats har följande inbyggda funktioner:

• Bibliotek och listor
• Diskussionsgrupper
• Undersökningar

Bibliotek och listor

Dokument- och bildbibliotek är filsamlingar där du delar dokument med gruppmedlemmarna. Ett bibliotek visas på en sida, som anger varje fil och dess egenskaper samt en länk till filen.

• Dokumentbibliotek
• Bildbibliotek

Listor rymmer information som delas med gruppen i form av meddelanden, kontakter, länkar m m. Om du har ett SharePointkompatibelt program, t ex Excel, kan du skapa listor som är baserade på kalkylblad. Din grupp kan fylla i följande listor med information och anpassa dem som så önskas.

• Händelser
  Händelselistan är en plats där du kan anslå viktiga datum.
• Kontakter
  I kontaktlistan sparas information som till exempel namn, telefonnummer, e-postadress och gatuadress för personer som arbetar med gruppen.
• Länkar
  På länklistan visas hyperlänkar till webbsidor som är intressanta för gruppmedlemmarna.
• Meddelanden
  Meddelandelistanär en plats där du kan anslå information till gruppen.
• Uppgifter
  Uppgiftslistan fungerar som en att göra-lista för gruppmedlemmarna.

Diskussionsgrupper

På diskussionsgrupper kan man ta upp olika ämnen som kan vara av intresse för gruppen. Gruppmedlemmar kan anslå kommentarer och svara på andras kommentarer och därmed minska behovet av e-postfunktionen. Som standard har webbplatsen en inbyggd diskussionsgrupp som heter Allmän diskussion, och finns i fältet Snabbstart samt på sidan Diskussionstavlor.

Undersökningar

Undersökningar är ett sätt att ställa frågor till flera gruppmedlemmar. Allt du behöver göra är att ställa frågor och definiera hur du vill att de ska besvaras av medlemmarna. Det finns ingen inbyggd undersökning på webbsidan, men du kan enkelt skapa en egen sådan.

Så här kan en webbsida i SharePoint se ut:

Det blåtonade fältet till vänster kallas Snabbstartfältet och där finns sådant som man ofta vill nå direkt, t ex dokumentbiblioteket mm.

Notera!
Om bilden ser oskarp ut i din webbläsare kan du klicka på knappen (se bilden nedan) som lägger sig över bilden så att bilden visas i full storlek.

Det finns olika sorters användare, med olika rättigheter i SharePoint:

• Gäst - Har begränsade rättigheter att läsa sidor och specifika sidelement.
• Läsare - Läsare kan bara läsa sidor på en SharePoint-webbplats. De kan inte lägga till någonting.
• Deltagare - Har samma rättigheter som Läsare och dessutom rättigheter att lägga till, redigera och ta bort objekt, bläddra i kataloger, hantera personliga vyer, lägga till, ta bort och uppdatera personliga webbdelar samt skapa globala webbplatsgrupper. Medlemmar av webbplatsgruppen Deltagare kan inte skapa listor eller dokumentbibliotek.
• Webbdesigner - Har samma rättigheter som Deltagare och dessutom rättigheter att avbryta utcheckningar, hantera listor, lägga till och anpassa sidor, definiera och tillämpa teman och kantlinjer samt tillämpa stilmallar. Medlemmar av webbplatsgruppen Webbdesigner kan ändra webbplatsens uppbyggnad och skapa listor och dokumentbibliotek.
• Administratör - Har alla rättigheter som tillkommer andra webbplatsgrupper och dessutom rättigheter att hantera webbplatsgrupper, hantera behörigheter för listor, skapa SharePoint-webbplatser och granska användningsanalysdata. Medlemmar av webbplatsgruppen Administratör har alltid tillgång till eller kan ge sig själva tillgång till vad som helst på webbplatsen.

Det vanliga är att man har behörigheten deltagare när man arbetar i SharePoint. Man kan dock bli tilldelad mer rättigheter av administratören, till exempel få sköta en mindre del på webbplatsen en s k underwebb. Om man i ett projekt har en projektarbetsyta är det lämpligt att någon i projektet har rättigheter att administrera projekts arbetsyta. Man kan alltså skapa strukturer med underwebbplatser med gruppmedlemmar osv som avspeglar ett företags eller ett projekts organisationsstruktur.

Du arbetar på webbplatsen med hjälp av webbläsaren Internet Explorer. När du använder ett SharePoint-kompatibelt program, till exempel Word, Excel, PowerPoint m fl, kan du integrera och utnyttja SharePoints funktioner till fullo. Du kan: spara filer i bibliotek, redigera dokument och flytta eller länka informationen till webbplatsen. Använder du MSN Messenger (se separat avsnitt) kan du dessutom se direkt i SharePoint och i dina Microsoft dokument vilka av dina gruppmedlemmar som är online.

SharePoint fungerar som en kommunikationsyta där du kan:

• Anslå dokument som ska delas med andra gruppmedlemmar
• Hålla diskussioner i diskussionsgrupper
• Ställa frågor till gruppen som underlag för beslut
• Anslå meddelanden och nyheter till gruppmedlemmarna

Som gruppmedlem kan du också lägga till eller ta bort dokument, listor, diskussioner och undersökningar. SharePoint uppdaterar automatiskt länkar till innehållet så att det alltid är lätt att hitta. Du kan också skapa aviseringar så att du får meddelanden om förändringar på webbplatsen.

Egna inställningar

På webbplatssidorna visas listor med information, gruppmedlemmarna kan ordna informationen så som de vill ha den, till exempel efter ämne, förfallodatum eller författare. Du kan till exempel göra följande:

• Begränsa visningen så att du ser endast den information som gäller dig
• Dölja information som inte intresserar dig
• Ändra ordningen som informationen visas i
• Ställa in anpassade vyer som gör det enkelt för gruppmedlemmarna att snabbt fokusera på relevant information

Mer om detta finns i fördjupningsavsnittet om vyer.