För att genomföra en resursuppskattning behövs följande:

• Projektets etapper (kap 2.1)
• Tillgång till expertis för att utföra beräkningen

• Ansvar
• Arbetsuppgifter
• Avgränsningar
• Individuell tidplan
• Beräknad tidsåtgång
• Telefonnummer
• E-postadress

3.3 Kundens ansvar
Vem är "kund" eller intressent i ditt projekt? Det kan vara externa partners, till exempel kommuner, företag osv. Vilket ansvar har "kunden" av att leverera information till projektet för att tidsplan, kvalitet och resursåtgång ska kunna hållas? Ange vad som förväntas av kunden för att projektet ska kunna leverera enligt överenskommelse.

3.4 Angränsande projekt
Ange andra projekt som berör, påverkar vårt projekt samt hur de är kopplade till varandra.

3.5 Leverantörer
Ange till exempel underkonsulter samt vad de ska leverera.

4. Aktivitets- och tidsplan
Planering av projekt sker enligt vissa, grundläggande, principer:

• Planeringen görs uppifrån och ned
• Iterativ process (man går igenom processen flera gånger)
• Man gör en plan på minst tre nivåer (hela projektet, delprojekt och personlig plan)
• Milstolpar (se 4.2 ) läggs in i planen
• Förankringen av planen görs nedifrån och upp

På alla nivåer ska man besvara frågorna:

• Varför?
• Vad?
• Vem?
• Hur?

Planeringen görs i följande steg:

• Bryt ned projektet i detaljerade etapper/aktiviteter.
• Bryt ned aktiviteterna i individuella ansvarsområden.
• Gör en resursuppskattning för varje aktivitet.
• Bedöm i vilken ordning aktiviteterna ska göras.
• Placera in aktiviteterna i en tidsplan.

Projektledaren är ansvarig för att planeringen förankras hos alla berörda parter.

4.1 Etapper och beroenden
Om vissa aktiviteter är beroende av att andra aktiviteter slutförts bör detta anges i beskrivningen under respektive aktivitet. Det ger en tydligare uppgiftsbeskrivning för den som blir ansvarig för respektive aktivitet.

4.2 Milstolpar
Milstolpar är viktiga för att ha en struktur i vårt kvalitetsarbete samt att de blir en generell måttstock på hur långt vi har kommit i våra projekt.

Exempel på milstolpar är följande:

• När projektspecifikationen är klar
• När grovmanuset är färdigt
• När en tredjedel av modulerna är färdiga
• Innan driftsättningen
• I samband med projektavslut

4.3 Tidsplanering
Om ett projektverktyg används kan en Gannt-diagram framställas. Förutsättningarna för att man ska kunna göra ett Gantt-schema är att man har definierat följande:

• Projektets etapper
• Milstolpar
• Resursuppskattning per aktivitet
• Projektorganisation

Kom ihåg att även infoga även den eventuella externa partnerns åtaganden samt eventuella angränsande projekt.

5. Projektbudget
Ange projektets budget. Ange varje aktivitet i antal timmar (samt aktuellt timpris vid behov: till exempel när det gäller expertarvode). Externa kostnader såsom konsulter, inköp och resor kalkyleras.

Som mall kan man använda den följande tabell:

Tänk på att göra kalkylen så att den är lätt att följa upp efteråt.

6. Risker
"Den enda sanna vetskap vi har om framtiden är att vi saknar vetskap om den." Men vi är intresserade av att skaffa oss en god framförhållning så att vi, i största möjliga mån, kan kontrollera osäkerheten. Detta görs genom att analysera de problem vi tror kan inträffa och förbereda oss för dem. I projekt görs detta genom att först genomföra ett riskseminarium och sedan hålla alla inblandade uppdaterade på vilka risker som finns i projektet och hur man ska hantera dem.

Riskseminarium
Samla de personer som du tror har störst erfarenhet från den typ av projekt ni driver/ska starta. Gå igenom följande steg för att ta fram en handlingsplan för riskerna.

Identifiera riskerna genom att låta var och en, enskilt, skriva ned alla de risker de tror kan uppstå under projektet. Använd gärna gula "notisar" och skriv en risk på varje lapp.

Gruppera riskerna i huvudområden (till exempel organisation, målformulering, tidsuppföljning etc.) och markera på lapparna vilket område de tillhör.

Bedöm digniteten på riskerna genom att komma överens om:

• Hur stor sannolikheten (hög, medel eller låg) är att risken ska inträffa.
• Hur stor effekten (hög, medel eller låg) blir om risken inträffar.

Rita upp en matris på ett blädderblock och sätt upp "notisarna" i de rutor ni kommit överens om. Därmed har ni fått en överblick på vilka risker som måste elimineras, minimeras respektive bevakas.

Gör en handlingsplan för varje risk som innehåller:

• Beskrivning av risken
• Beskrivning av konsekvenserna/effekterna om risken inträffar
• Handlingsplan (ansvarig, tidsplan, kostnad)

Exempel på risker kan vara: tekniska problem, avsaknad av resurser, missade tidsplaner med mera.

7. Projektadministration

7.1 Ändringshantering
Ange hur eventuella ändringar ska dokumenteras. Ska t.ex. någon speciell blankett användas?
Ändringar kan uppkomma som ett förslag till ändring från en person men de kan också komma som överenskomna beslut i projekt- eller styrgrupp. Ändringar kan också uppstå som en konsekvens av ett annat beslut man tagit eller pga. att verkligheten inte stämmer med planeringen. Oavsett orsaken till ändringen ska den protokollföras och eventuella kostnader eller förändringar i tidsplanen hanteras mellan projektledningen och den eventuella samarbetspartnern.

Alla ändringsförslag ska dokumenteras. Projektledaren håller en logg på vilka förslag på ändringar som inkommit, vilka som godkänts och vilka som man beslutat sig för att avslå. Loggen bör innehålla följande uppgifter:

• Förslagsställarens namn
• Datum för förslag
• Kort beskrivning av förslaget
• Godkännande eller avslag
• Ansvarig för genomförande om godkänt
• Datum för färdigdatum om godkänt

7.2 Plan för möten
Beskriv hur kommunikationen inom projektet ska bedrivas. Förslagsvis enligt följande: arbetssamtal varje vecka, projektmöten varannan vecka och granskningar (i samband med milstolpar eller som internt bollplank).

Beskriv även hur informationen från projektet ska kommuniceras till CFL eller till andra intressenter.

Mallar:

• Arbetssamtal (projektledaren gör enskilda avstämningar med varje projektmedlem och noterar dessa)
• Projektmöte
• Styrgruppsmöte (om projektet har en styrgrupp)

7.3 Projektdokumentation
Alla kommunicerade dokument ska arkiveras för eventuella framtida behov.
Löpnummer på dokument ska göras enligt följande standard:

• PA1 = preliminär utgåva 1, arbetsversion 1
• PA2= preliminär utgåva 1, arbetsversion 2
• A = Utgåva 1 fastställd av beställaren
• PB1 = preliminär utgåva 2, arbetsversion 1
• PB2 = preliminär utgåva 2, arbetsversion 2
• B = Utgåva 2 (nästa fastställda dokument)

När arbetet med projektspecifikationen startar blir namnet på den "Projektspecifikation PA1" osv. för att så småningom byta namn till "Projektspecifikation A" när den fastställts som officiell utgåva 1.

8. Kvalitetssäkring
Projektledaren är kvalitetsansvarig i varje projekt och ska se till att CFL:s kvalitetskriterier följs genom hela projektet (se Handboken.)

• Ange datum för milstolpar för kvalitetssäkring som ska genomföras vid fem tillfällen under projektets framskridande:
• När projektspecifikationen är klar (produktionsledare eller uppdragsgivare).
• När grovmanus/storyboard är klar (it-pedagog-gruppen).
• När en tredjedel av komponenterna/kursen färdigställts
• Vid leverans av samtliga komponenter för en kurs
• I samband med projektavveckling när färdig kurs finns upplagd i CFL:s eget system.

8.1 Kvalitetsplan
Definiera hur kvalitetsarbetet ska bedrivas inom projektet, vilka revisioner som ska genomföras och när.

8.2 Färdigkriterier
Beskriv vad som ska uppnås för att produkten ska anses vara färdig för leverans.

8.3 Uppföljning och rapportering
Beskriv hur uppföljning och rapportering av produktkvalitet, projektläge och risker ska genomföras.

Dokumentera vilka som ingår i CFL:s kvalitetssäkringsgrupp för det aktuella projektet. Meddela kvalitetssäkringsgruppen om tidplan med önskemål om revisionstidpunkter.

9. Leverans, godkännande och revidering
Ange hur framtagen kurs/lärresurs ska levereras samt hur den ska verifieras och av vem.
Ange till exempel följande:

• Områden och funktioner som ska testas.
• Metoder och mätverktyg som ska användas vid testen.
• Underlag som krävs för att testen ska kunna genomföras.
• Överenskommen procedur för hur en extern uppdragsgivare ska visa att han godkänt och accepterat leveransen.
• Internt godkänds kursen och/eller lärresurserna av projektledaren.
• I projektplaneringen ska också en revideringsplan göras.

10. Förvaltning
Beskriv organisationen för framtida förvaltning av produkten.